L’événementiel : préparer un salon professionnel
Au fait, c’est quoi un salon professionnel ?
C’est un évènement thématique qui regroupe sur un même lieu des prestataires exposants et des visiteurs professionnels du secteur. Un salon professionnel permet de faire la promotion d'un ensemble d'activités professionnelles.
Vous l’aurez compris, ce genre d’événement, ça se travaille (comme tous les autres d’ailleurs !)
Depuis les premières séances de brainstorming où la créativité ne connaît pas de limites, jusqu'à la planification méticuleuse de chaque tâche qui transforme les visions en réalité, nous allons vous donner un aperçu de nos services.
1ère phase : les étapes cruciales de travail administratif et logistique
✔ Compréhension approfondie des besoins du client :
Une 1re étape qui consiste à travailler en étroite collaboration avec le client pour comprendre en profondeur ses objectifs, ses attentes et les messages clés qu'il souhaite transmettre. Cette étape est nécessaire afin d’aligner nos efforts sur les résultats attendus.
✔ Sélection de l’emplacement du stand :
Nous étudions les différentes options pour sélectionner le lieu qui répond aux besoins du client. Cela inclut l'emplacement, mais aussi les infrastructures logistiques nécessaires pour garantir le bon déroulement de l'événement.
✔ Gestion des autorisations et des formalités administratives :
Organiser un événement d'une telle envergure implique de remplir des documents administratifs. Cela se fait toujours dans le respect des délais et en étroite collaboration avec le client.
✔ Coordination logistique :
Une logistique bien planifiée est essentielle pour que tout se déroule sans accroc le jour J. Cela comprend la gestion des transports, la disposition du stand, l'installation audiovisuelle, la sécurité, l'hébergement et bien plus encore.
✔ Gestion des fournisseurs et des prestataires :
Nous travaillons avec un réseau de partenaires de confiance pour assurer la fourniture de tous les services nécessaires, des stands d'exposition aux services de restauration, en passant par la signalétique et la sécurité. Notre équipe veille à ce que chaque élément soit coordonné de manière transparente.
✔ Communication et promotion de l'événement :
Une fois que les bases sont posées, nous coordonnons la promotion de l'événement. Cela inclut la création de contenus photos / vidéos / infographies, la gestion des médias sociaux, l’envoi d’invitations ciblées pour maximiser la visibilité du client.
2ème phase : la créativité au service de la production de contenus
La création de contenus visuels est aussi un de nos métiers ! Voici un aperçu de notre processus en deux volets : avant l'événement et une fois sur place.
Avant l'événement :
Notre équipe créative s'immerge dans l'univers du client pour concevoir des contenus qui collent avec son identité et ses valeurs. Par exemple, nous pouvons planifier l'agencement du stand de notre client, en fusionnant sa vision avec notre expertise en design d'espace. Chaque élément, du choix des couleurs à l'agencement du mobilier, est soigneusement pensé pour créer un environnement accueillant et professionnel. Ajoutons à cela les éléments de communication pour informer de la participation du client : signatures mails, bannières de réseaux sociaux, visuel pour posts LinkedIn, invitations, etc.
Capturer l'Instant :
Lors de l'événement lui-même, notre équipe de production entre en action pour capturer chaque moment significatif. Des photos haute résolution aux vidéos engageantes, nous nous efforçons de saisir l'énergie et l'interaction qui caractérisent un salon professionnel dynamique. Notre but est de créer un contenu visuel qui raconte une histoire, suscite des émotions et immortalise les moments clés.
Création de Contenu en Temps Réel :
Le rythme effréné d'un salon exige une réactivité instantanée. Notre équipe de création peut générer du contenu en temps réel, prête à capturer des interviews préparées ou spontanées, des présentations de produits et des interactions clients. Nous transformons ces moments en contenu engageant pour les réseaux sociaux, les mises à jour en direct et les communications internes et externes.
3ème phase : les relations presse pour médiatiser un événement, un exposant !
Les relations presse sont un outil à l’enjeu crucial pour valoriser sa participation, faire une annonce importante et créer un lien fort avec les journalistes accrédités.
Avant l’événement – Susciter l’intérêt
La rédaction d’un communiqué de presse constitue souvent la première étape. Non il n’est pas encore mort le CP. Il est même encore largement utilisé et a toute sa place dans le digital.
A l’agence, on définit la cible potentielle et respecte une structure et un format avec un contenu clair et précis. En parallèle, nous sélectionnons les médias susceptibles de relayer le message transmis. Communiqué de presse publié, il faut ensuite maximiser le timing. Les journalistes sont contactés au bon moment pour favoriser leur présence. Et il n’est pas interdit de transmettre des infos au plus l’on se rapproche de la date : Save the date, diffusion des thématiques de l’événement, invitation à l’événement, etc.
Pendant l’événement – Générer un max de visibilité
A l’agence on aime à être convivial et à accueillir nos amis journalistes dans les meilleures conditions. Il n’y a pas que les p’tits fours 😉 bien au contraire. Accueillir un journaliste c’est aussi avoir travaillé et documenté son sujet, mettre les deux parties dans de bonnes conditions, et de permettre à tous de réaliser son travail. Nous sommes des facilitateurs.
Après l’événement
En post-événement, nous avons la volonté de valoriser la réussite de l’événement. Nous recontactons les médias qui n’ont pas pu se déplacer afin de proposer des interviews des représentants, faire un point. C’est aussi le moment pour diffuser les résultats de notre étude avec des chiffres clé démontrant les aboutissants du salon.
